Az aktív időtervezés egy további lényeges előfeltétele egy olyan beszélgetésnek, mely a célok sikeres megvalósítását célozza.
A cselekvésre szánt idő három egymástól elkülönülő időegységből tevődik össze, amelyet figyelembe kell vennünk. Mégpedig:
- az útidő,
- a várakozási idő,
- a látogatási idő.
A közlekedési időn azt az időszakaszt értjük, amely a meglátogatandó partnerek meglátogatása között telik el, és a partnerek közötti térbeli távolság meglétéhez szükséges.
A közlekedés ideje függ az útnak a hosszától. Első pillanatra úgy is gondol-hatná az ember, hogy a közlekedés idejét legfőképpen a partnerek helye közti távolság befolyásolja. De az nem biztos, hogy ez így van, vagy törvényszerűen így kell lennie. A hosszú vidéki utakat gyakran rövidebb idő alatt megtehetjük, mint a rövid belvárosi szakaszokat.
Az optimális útszakasz tervezés rögzíti a látogató és a meglátogatandó partner közötti legjobbnak kínálkozó idő- és költségkímélő összeköttetés. Várakozási időnek nevezzük azt az időt, amely a külső munkatársnak a partnerhez való megérkezése és a (üzleti) beszélgetés között, illetve más feladatok elvégzésének megkezdése között telik el.
Általában azon fáradozik az ember, hogy a várakozási időt a lehető legkisebbre mérsékelje. De csak kivételes esetekben találkozunk „csekély” várakozási idővel, csak akkor, ha alkalom adódik arra, hogy az ember segítséget adó kiegészítő információkat tud magának szerezni meghatározott dolgokról.
A látogatási idő többek között attól függ, hogy a látogató előzőleg bejelentkezett-e a meglátogatandó partnernél, vagy a partner által egyoldalúan megállapított látogatási időt be akarja-e tartani, vagy közte és a partner között jó, vagy kevésbé jó kapcsolat van-e.
Továbbá szerepet játszik a meglátogatott személyek szemléletmódja (mentalitása), az, hogy a megbeszélendő ügy a partner számára milyen jelentőséggel bír, továbbá az, hogy a hierarchikus rendben (alá-fölérendeltségi viszonyban) hol helyezkedik el a látogató és a látogatott.
Még egy fontos dolog. Ha valakivel megegyezünk egy időpontban, igazoljuk írásban is vissza, mert így partnerünk biztos előjegyzi és látogatásunk napján figyelmeztetik is jövetelünkre.
Abban az esetben, ha hozzánk jönnek látogatóba, szintén „kezünkben kell tartani a helyzetet”.
Ugyanis éppen a látogatók alakítanak ki néhány szempontból zavaró tényezőket – különösen akkor, ha bejelentés nélkül érkeznek –, és mi (tévesen) azon a véleményen vagyunk, hogy őket ennek ellenére azonnal fogadnunk kell, és hogy miattuk semmi lényegeset sem mulasztunk el. Néha szerepet játszik ebben tudatlanságunk, de az is, hogy nem vagyunk képesek a látogató szándékát felismerni.
A kérdés, melyet fel kell tennünk magunkban, így hangzik:
„Miért jön (éppen most) ez a látogató?”
A következő okok lehetnek:
- információcsere,
- információs igény,
- információ adása,
- udvariassági látogatás („…jöjjön csak el egyszer hozzánk…”),
- kapcsolatok ápolása (társadalmi vagy baráti).
A látogatás okainak szempontjából ezzel két területet határoztunk meg:
- az egyik tárgyi jelegű szempont (információk adása, cseréje, stb.)
- a másik egy szociálpszichológiai (társadalom-lélektani) rész (egymás közti kapcsolatok, függőségi tényezők stb.).
Az idővel kapcsolatos szempontok között ez az utolsó pont az, amely a leginkább időrablónak bizonyul, akkor is, ha nem föltétlenül az a véleményünk, hogy ezeket teljesen meg kell akadályozni.
A látogatás előkészítésénél kérdezzen rá
- a tárgyalás (megbeszélés) témájára,
- a szükséges időre,
- a tárgyalás (végső) céljára.
Ezek után készüljön fel tartalmilag a beszélgetésre, és készítse elő, amennyiben ez lehetséges, az iratokat is, amelyek szükségesek. Egy következő szempontot is meg kell említenünk, amely gyakran vitákat kavar:
- a „nyitott ajtó” elve, azaz mindenki mehet mindenkihez mindenkor.
Az eddig elmondottak figyelembevételével ezt mi úgy tekinthetjük, mint egy rosszul értelmezett luxust az idő gazdaságos kihasználásával kapcsolatosan. Szükségünk van „zavarás nélküli” vagy legalábbis „kevés zavarással járó” időre, hogy ezt valójában fontos feladatainknak tudjuk szentelni. Ezért magától értetődik a válasz, hogy valóban jó-e, ha nekünk „nyitott ajtónk” van. Próbáljunk meg „kötött fogadóórákat” megadni – ezt nem úgy gondoljuk, hogy a következő alapelv szerint cselekedjünk: „…jöjjön kedden 14.00 és 15.00 óra között, az Ön részére akkor van időm…”, hanem iktassunk be a látogatók számára meghatározott idő-pontokat, melyek mindenkor is a saját napi tervezésünk alapján adódnak.
Ne legyünk minden időpontban mindenki számára elérhetők.