Idő nem áll korlátlanul rendelkezésünkre, az idővel kapcsolatos költségvetésünk korlátozott. Ezért ésszerűen kell bánnunk az idővel, azaz okosan kell (meg)terveznünk, hogy céljainkat, feladatainkat, magán-érdekeinket közös nevezőre hozzuk.

Ennek előfeltétele egy időterv minden meglévő és végrehajtandó feladat megfelelő áttekintésével. Ezért kellene kötelező és a valóságnak megfelelő időbeosztást készítenünk, és konkrét egyezségeket kötnünk.

A konkrétan egy évre szóló időtervezés a következőképpen néz ki:

A szervezés és a tervezés mindig a cél elérésének eszközét jelenti, elsősorban az elvégzendő feladatok számbavételét. Az egyéni tervezés első lépéseként valamennyi elvégzendő feladatot számba kell venni és fel kell jegyezni.

Az elvégzendő feladatok számbavétele az alábbi előnyökkel jár:

-    elbúcsúzhatunk a cédulázással járó gondoktól,
-    nem fogunk elfelejteni egyetlen feladatot sem,
-    szabaddá tesszük magunkat, hogy lényeges dolgokkal tudjunk foglalkozni.

A prioritások meghatározása

Sikeres emberek azzal tűnnek ki, hogy a sok munkát éppúgy elvégzik, mint az egészen különböző feladatokat, miközben ők egy meghatározott munka elvégzése közben csak egyetlen feladatnak szentelik magukat, ezt azonban következetesen és céltudatosan végzik. Erre szolgál az a feltételezés, hogy a munka során egyértelmű fontossági sorrendet (prioritást) kell megállapítani, és ehhez az embernek tartania is kell magát.

Nem mindent kell valóban azonnal megtenni, ami az első pillanatra „muszáj”-nak látszik. A feladatok és tettek tengerében van egy bizonyos „rend” és ezt a „rendet” kell létrehozni.

A prioritás meghatározás azt jelenti, arról döntsünk, hogy melyik feladat az elsőrangú, a másodrangú és így tovább, és melyek azok, amelyekkel a rangsor végén kell foglalkozni. A prioritásban a legfontosabb feladatokat kell először elvégezni.

A prioritás meghatározás történhet az ABC analízissel:

A-feladatok Ezek a feladatok, amelyeket el kell végezni. Ezeket a feladatokat csak az illető személy egyedül vagy csoportosan végezheti el felelősségteljesen (ezek nem ruházhatók át másra), és a munka végrehajtásának a szempontjából nagyon nagy jelentőségűek.

B-feladatok   Bár ezek is fontos feladatok, de ezek másra átruházhatók, sőt néha át is kell őket másra ruházni.

C-feladatok Egy funkció betöltése szempontjából ezeknek van a legcsekélyebb jelentőségük, de a munka sokaságát illetően mégis nagy hányadot tesznek ki (rutinmunkák, papírholmik, olvasás, telefonálás, akták, levelezés és más irányítási munkák). Ezeknek az elintézéséhez lenne idő, de ezekből a C-feladatokból a még fennálló határidő alapján (időkényszer) A-feladatok lehetnek.

Az ABC-prioritás meghatározás természetesen nem azt jelenti, hogy csak az A-feladatokat kell elvégezni, és a C-feladatokról teljesen le kell mondani, hanem azt, hogy mindezeket a tevékenységeket a prioritás meghatározás segítségével egy megfelelő mértékű viszonyítással, helyes rangsorolással és munkasorrenddel napi elvégzendő tevékenységgé kell tenni.