Ahogy az eddigiekből tapasztaltuk, a sikert meg lehet tervezni, de ehhez időre van szükség. Az idővel való gazdálkodás szempontjából fontos a látogatások megtervezése is. A látogatások megtervezése nagyon fontos a kapcsolatfelvétel és az üzleti beszélgetések szempontjából.
Gyakran előfordul az, hogy a látogatások, illetve a kapcsolatfelvételek előkészítésekor nem fordítunk elég figyelmet a helyes időpont kiválasztására, habár ez meghatározó a beszélgetés sikerének érdekében. Az biztos, hogy lényeges különbség van aközött, hogy a tárgyalópartnert, aki az idő szorításában él, csak úgy megszólítjuk, vagy akkor lépünk oda hozzá, amikor kevésbé feszült a légkör.
Hogy megtudjuk-e találni az alkalmas órát, vagy az alkalmas napot, mikor üzleti partnerünk nincs olyan nagy igénybevételnek kitéve és még teljesítő-képes is, az az ő munkanapjának lefolyásától is függ.
Egy, az iparban dolgozó üzleti partner esetében a napi munkafolyamat ilyen lehet:
7.30 – 10.00 Napi postázás intézése, konferenciák
10.00 – 12.00 Megbeszélések és látogatások időpontja
12.00 – 12.45 Ebédszünet
12.45 – 16.00 Megbeszélések és látogatások időpontja
Ha látogatásunkra a délelőttöt választjuk, fennáll annak a lehetősége, hogy 10.00 és 12.00 óra között bebocsátást nyerünk. Általában minél inkább közeledik az ebédidő, annál nehezebb egy beszélgetést lefolytatni. Ez a mi lélektani teljesítménygörbénkkel függ össze.
Néhány ember például szokásból mindig azonos időben megy enni. Viszonylag csekély az arra való hajlam, hogy az ember lemondjon egy szokásáról. Az éhes emberek agresszívek. Ezzel szemben azok az emberek, akik jóllakottak, testileg és szellemileg restek lesznek. Gyakran reakcióik sem elég gyorsak. Egy jó ebéd azonban gyakran meglágyító hatással bírhat. Mivel a pszichológiai teljesítőkészség viszonylagos csúcspontja nagyjából 10.00 és 11.00 óra közé esik, számunkra a délelőtt lenne a legkedvezőbb időpont. Az ebéd utáni időszak alkalmasint a kellemetlen ügyek számára lehet kedvező. Itt 14.00 órakor találunk egy viszonylagos mély pontot, amelyet számunkra kihasználhatunk.
Nem csak a napi idő, hanem maga a nap is fontos a látogatás szempontjából. Hogy hét elején, közepén vagy a hét vége felé menjünk-e, annak is lehet jelentősége.
Hétfőn gyakran cégen belüli értekezletek vannak, úgy, hogy az üzletfélnek kevés ideje van, vagy egyáltalán nincs ideje, és még hajlamot sem érez, hogy időt tartson fenn (egy külső társsal történő) beszélgetésre.