Ha a vezetői munka szervezettségét vizsgáljuk, megállapítható, hogy a legtöbb munkahelyen a végrehajtóknak a munkastílusa kerül előtérbe – az a lényeg, hogy valami munka történjék „csináljanak valamit”.

A napok így teljesen eldugulnak a feladatokkal, határidőkkel és üzleti dolgokkal.

A hatékonyságra és a tényleges munkavégzésre alig fektetnek hangsúlyt. Márpedig ha az ember meggondolja, hogy a hatékonyság azt jelenti, hogy egy munkát helyesen, azaz ésszerűen végzünk el, „a ténylegesség pedig azt, hogy a helyesen végzendő munkát elkezdjük végrehajtani”, akkor válik világossá, hogy milyen mértékben vagyunk vétkesek.

A munkálatokat felében-harmadában otthagyjuk, aztán a kényszer (időkényszer) hatására tűzoltómunkaként gyorsan elvégezzük. A megbeszéléseket alig készítjük elő, a határidőket a véletlenre bízzuk, spontán telefonálgatunk, látogatók, munkatársak bejelentés nélkül érkeznek stb. – közben mindenki siránkozik, hogy nincs elég ideje. Pedig mindannyiunknak megvan közülünk az az idő, ami egyáltalán létezik. A döntő kérdés tehát nem az, hogy mennyi időnk van, hanem az, hogy mit kezdünk vele, hogyan használjuk ki.

A kihasználtság elemzéséhez vizsgáljuk meg tevékenységünket, állapítsuk meg mit intéztünk el és milyen eszközökkel. Meg kell vizsgálni munka-szokásainkat is, a feladatok delegálását, a feladatok elvégzésének időpontját és időtartamát is.

A vizsgálatok kimutatták, hogy amikor az idő csapdájába botlunk, akkor ezeket a csapdákat 80%-ban magunk állítottuk magunknak. Stresszbe és zaklatottságba esünk, túlzsúfolt íróasztaloknál dolgozunk, túlórázunk, hogy az eddig el nem végzett feladatokat még megoldjuk. Mindent elfogadunk, sőt még újabb adalékokkal egészítjük ki – és azt hisszük, hogy mindez még az elintézendőkhöz tartozik.

Ez a magatartás azonban hosszú távon elengedhetetlenséghez vezet, a motiváltság elveszítéséhez, amely aztán még nagyobb nyomást gyakorol ránk.

Legfőbb célunknak annak kell lennie, hogy kiutat találjunk ebből az ördögi körből. El kell jutnunk oda, hogy meghatározzuk, mit végzünk el, és hogyan dolgozunk.

A munkaelemzés elvégzése

Ahhoz, hogy meg tudjuk állapítani mely területeken a legfontosabb az önszervezés, az önmenedzselés, meg kell vizsgálni időbeosztásunkat.

A vizsgálathoz használható egy úgynevezett „Időelemzési napló”.

Az Időelemzési napló kitöltéséhez végig kell gondolni a napi munkánkat

-    hogyan építjük fel céljaink elérésére időnket?
-    mire használjuk fel időnket?
-    hol esünk a saját magunk által összeállított idő csapdájába?
-    milyen időt rabló tevékenységet végzünk?

A felméréshez válasszunk ki legalább két különböző munkanapot, hogy legyen összehasonlítási lehetőségünk és alaposabb legyen az elemzés.